0876 / 170 044
Всяка една машина

Вътрешни правила за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения в "БГ МАШИНИ" ООД - OnlineMashini.BG - Всяка Една Машина

Обади се сега
0876 / 170 044
БЕЗПЛАТНА доставка за всички поръчки над 69.99 лв
Вътрешни правила за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения в "БГ МАШИНИ" ООД

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЦАТА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ ИЛИ ПУБЛИЧНО ОПОВЕСТЯВАЩИ ИНФОРМАЦИЯ ЗА НАРУШЕНИЯ В

„БГ МАШИНИ“ ООД

 

 

ГЛАВА ПЪРВА

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

 

 

I. ПРЕДМЕТ И ЦЕЛ

Чл. 1. Настоящите вътрешни правила уреждат условията, реда и мерките за защита на лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, които застрашават или увреждат обществения интерес, както и редът и условията за подаване и разглеждане на такива сигнали или публично оповестена информация.

Чл. 2. Настоящите вътрешни правила целят да се осигури изпълнение на изискванията на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения /ЗЗЛПСПОИН/ и Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 година относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на съюза.

 

II. ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Чл. 3. За целите на настоящите правила се прилагат следните определения:

1. „Нарушения“ са действия или бездействия, които са:

a. Незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („Закона“); или

b. Противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

2. „Работодател“ е всяко физическо лице, юридическо лице или негово поделение, както и всяко друго организационно и икономически обособено образувание (предприятие, учреждение, организация, кооперация, стопанство, заведение, домакинство, дружество и др.), което самостоятелно наема работници или служители по трудово и служебно правоотношение, включително за извършване на надомна работа и работа от разстояние и за изпращане за изпълнение на работа в предприятие – ползвател.

3. „Информация за нарушение“ е информация, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в организацията, в която работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на нарушения.

4. „Работен контекст“ са настоящи или минали работни дейности в публичния или в частния сектор, чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия, ако подадат такава информация.

5. „Засегнато лице“ е физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала или при публичното оповестяване на информация като лице, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано.

6. „Обратна информация“ е предоставянето на сигнализиращото лице на информация за действието, което е предвидено или е вече предприето като последващо действие, както и за основанията за въпросното последващо действие.

7. „Отхвърляне“ е действие или бездействие с цел изолиране на лицето, подало сигнали или публично оповестило информация за нарушение от професионалната му среда.

8. „Предприятие“ е всяко физическо лице, юридическо лице или гражданско дружество, което извършва стопанска дейност, независимо от собствеността, правната и организационната си форма.

9. „Лица, свързани със сигнализиращото лице“ са трети лица, които могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия в работен контекст, като колеги или роднини без ограничение в степените на родство.

10. „Повторно“ е нарушението, извършено в едногодишен срок от влизането в сила на наказателното постановление, с което лицето е било наказано за същото по вид нарушение.

11. „Ответни действия“ са всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано е от вътрешно или външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неблагоприятни последици, увреждащи сигнализиращото лице.

12. „Последващи действия“ са всяко действие, предприето от лицето, приемащо сигнал, или от компетентен орган с цел оценка на точността на представените в сигнала твърдения и по целесъобразност с цел третиране на сигнализираното нарушение, включително чрез действия като вътрешна анкета, разследване, наказателно преследване, действия за обезпечаване на средства или приключване на процедурата.

13. „Достатъчно данни“ са данни, от които може да се направи основателно предположение за извършено нарушение, което попада в приложното поле на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

14. „Очевидно маловажно нарушение“ е налице, когато извършеното нарушение разкрива явно незначителна степен на обществена опасност с оглед на липсата или незначителността на вредните последици.

15. „Тежко нарушение“ е налице, когато извършеното нарушение оказва или би могло да окаже значително и трайно във времето отрицателно въздействие върху обществения интерес.

16. „Вътрешно подаване на сигнал“ е устно или писмено съобщаване на информация за нарушения в рамките на даден правен субект в частния или публичния сектор.

17. „Външно подаване на сигнал“ е устно или писмено съобщаване на информация за нарушения на компетентните органи.

18. „Траен носител“ е всеки носител на информация, даващ възможност на задължените субекти по чл. 12, ал. 1 от Закона и на Комисия за защита на личните данни да съхраняват информация, който позволява лесното й използване вбъдеще за период, съответстващ на целите, за които е предназначена информацията, и който позволява непромененото възпроизвеждане на съхранената информация.

19. „Неприкосновеност на личния живот“ е всяко вмешателство в личното пространство по смисъла на Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 юли 2002 год. относно обработката на лични данни и защитата на правото на неприкосновеност на личния живот в сектора на електронните комуникации.

 

III. ПРИЛОЖНО ПОЛЕ

Чл. 4. (1) Настоящите вътрешни правила имат за цел да дефинират стандарти за защита на лицата, които подават сигнали за нарушения в следните области:

1. Нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към Закона актове на Европейския съюз в областта на:

a. обществените поръчки;

b. финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването изпирането на пари и финансирането на тероризма;

c. безопасността и съответствието на продуктите;

d. безопасността на транспорта;

e. опазването на околната среда;

f. радиационната защита и ядрената безопасност;

g. безопасността на храната и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;

h. общественото здраве;

i. защитата на потребителите;

j. защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;

k. сигурността на мрежите и информационните системи.

2. Нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз и допълнително уточнени в съответните мерки на Съюза;

3. Нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;

4. Нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;

5. Извършено престъпление от общ характер, за което сигнализиращото лице е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.

(2) Тези вътрешни правила се прилагат и по отношение на сигнали или публично оповестяване на информация за нарушения на българското законодателство в областта на:

1. правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;

2. трудовото законодателство.

(3) Настоящите вътрешни правила не отменят правилата на действащата нормативна уредба, предвиждаща други правомощия за проверка на сигнали в посочените в ал. 1 области.

 

IV. СИГНАЛИЗИРАЩО ЛИЦЕ. УСЛОВИЯ ЗА ЗАЩИТА НА СИГНАЛИЗИРАЩИТЕ ЛИЦА

 

Чл. 5 (1) Сигнализиращо лице по смисъла на Закона е физическо лице, което подава сигнал или публично оповестява информация за нарушение, станало му известно в качеството му на:

1. работник в „БГ МАШИНИ“ ООД по смисъла на чл. 45, параграф 1 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително работник, служител или друго лице, което полага наемен труд, независимо от характера на работата, от начина на заплащането и от източника на финансирането;

2. лице със статут на самостоятелно заето лице по смисъла на чл. 49 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително лице, което полага труд без трудово правоотношение и/или упражнява свободна професия и/или занаятчийска дейност в полза на „БГ МАШИНИ“ ООД;

3. доброволец, платен или неплатен и стажант в „БГ МАШИНИ“ ООД;

4. съдружник, акционер, едноличен собственик на капитала, член на управителен или контролен орган на „БГ МАШИНИ“ ООД или член на одитния комитет на дружеството, ако такъв е формиран;

5. лице, което работи за „БГ МАШИНИ“ ООД, изпълнител, подизпълнител или доставчик;

6. лице, чието трудово или служебно правоотношение предстои да започне в случаи, в които информацията относно нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни правоотношения;

7. работник или служител на „БГ МАШИНИ“ ООД, когато информацията е получена в рамките на трудово или служебно правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване;

(2) Защитата се предоставя на сигнализиращото лице от момента на подаването на сигнала или публичното оповестяване на информация за нарушение.

(3) Самоличността на сигнализиращото лице не се разкрива на никого, освен на отговорните служители по чл. 10 от настоящите вътрешни правила, без изрично писмено

съгласие на това лице. Това се прилага и за всяка друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае самоличността на сигнализиращото лице.

(4) Самоличността на сигнализиращото лице и всяка друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае неговата самоличност, може да бъде разкрита само за целите на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице.

(5) При необходимост от разкриване на самоличността на сигнализиращото лице, по смисъла на ал. 3, същото се уведомява преди разкриването. Уведомлението е писмено и се мотивира. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването или съдебното производство.

(6) Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.

 

Чл. 6. (1) Лице, подаващо сигнал за нарушения чрез вътрешен или външен канал по смисъла на Закона, има право на защита, когато са изпълнени едновременно следните условия:

1. е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването й и че тази информация попада в обхвата на чл. 3 от Закона;

2. е подало сигнал за нарушение при условията и по реда на Закона.

(2) При наличие на условията по ал. 1 право на защита има и лицето, което подава сигнал за нарушение по чл. 3 от Закона до институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз. Такова подаване на сигнал се счита за подаване чрез външен канал.

 

Чл. 7. (1) Лице, което публично оповестява информация за нарушение, има право на защита, когато е имало основателна причина да счита, че информацията за нарушението е била вярна към момента на оповестяването й и че тази информация попада в обхвата на чл. 3 от Закона и е изпълнено някое от следните условия:

1. лицето е подало сигнал при условията и по реда на Закона, но по сигнала не са били предприети съответни действия в сроковете, предвидени по глава трета от настоящите вътрешни правила;

2. лицето има основания да смята, че:

a. нарушението може да представлява непосредствена или явна опасност за обществения интерес или е налице извънредна ситуация или риск от необратими вреди;

b. в случай на външно подаване на сигнал съществува риск от ответни действия или има вероятност нарушението да не бъде ефективно разгледано поради опасност от укриване или унищожаване на доказателства, съмнение за наличие на тайно споразумение между компетентния орган и извършителя на нарушението, или за съучастие на органа в нарушението, както и поради други специфични конкретни обстоятелства по случая.

Чл. 8. Правата, предоставени на сигнализиращите лица по силата на Закона, не могат да бъдат ограничавани.

 

ГЛАВА ВТОРА

УСЛОВИЯ И РЕД ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

 

I. СЪЗДАВАНЕ НА КАНАЛ ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

Чл. 9. (1) Съгласно чл. 12, ал. 1 от Закона, в „БГ МАШИНИ“ ООД, като задължено лице по този закон, е създаден канал за вътрешно подаване на сигнали за нарушения, който отговаря на следните изисквания:

1. управлява се по начин, който гарантира пълнотата, целостта и поверителността на информацията и възпрепятства достъпа на неоправомощени лица до тази информация;

2. дава възможност за съхранение на записаната на траен носител информация за нуждите на проверката по сигнала и за по-нататъшни разследвания;

3. защитен е комуникационно, функционира чрез телефон, имейл адрес, пощенска кутия за подаване на сигнали, достъп до които има само служителят, който отговаря за разглеждането на сигналите.

(2) „БГ МАШИНИ“ ООД предоставя ясна и лесно достъпна информация относно условията и реда за подаване на сигнали. Информацията се предоставя на интернет страницата на дружеството https://www.onlinemashini.bg, както и на видно място в сградата на дружеството. (Приложение № 1)

 

II. СЛУЖИТЕЛИ, ОТГОВОРНИ ЗА РАЗГЛЕЖДАНЕТО НА СИГНАЛИТЕ

Чл. 10. (1) Приемането, регистрирането и разглеждането на подадени сигнали за нарушения се извършва от длъжностно лице от администрацията на „БГ МАШИНИ“ ООД, определено със заповед на управителя на дружеството /отговорно лице/. Отговорното лице изпълнява задълженията си при спазване изискванията на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповястяващи информация за нарушения.

(2) Служителят, отговарящ за разглеждането на сигналите, следва да не е в конфликт на интереси за всеки разглеждан казус. В случай на конфликт на интереси служителят прави писмен отвод и сигналът се разглежда от определено със заповед на управителя на дружеството друго служебно лице.

(3) За всеки разгледан случай отговорното лице подписва декларация за конфиденциалност съгласно Приложение № 4 и декларация за липса на конфликт на интереси съгласно Приложение № 5 от настоящите вътрешни правила.

 

III. РЕД ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

Чл. 11. (1) Сигналите се подават писмено, включително чрез електронна поща, или устно до отговорното лице за разглеждането на сигналите.

(2) Регистрирането на сигналите се извършва чрез попълване на формуляр по образец съгласно Приложение № 2. Формулярът съдържа най-малко следните данни:

1. трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;

2. имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;

4. дата на подаване на сигнала;

5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

Чл. 12. (1) Писменият сигнал се подава от подателя чрез попълване на формуляра по чл. 12, ал. 2 от настоящите вътрешни правила.

(2) Писмените сигнали могат да се подават:

1. лично, на отговорното лице;

2. чрез кутия за лично подаване на сигнали, поставена на видно място в сградата на дружеството, достъп до съдържанието на която има единствено отговорното лице;

3. чрез електронна поща, достъпна само за отговорното лице.

Чл. 13. (1) Устният сигнал се подава по телефон или чрез лична среща с отговорното лице.

(2) При подаване на сигнал по телефон отговорното лице е длъжно да установи самоличността на лицето, подаващо сигнала.

(3) При подаване на сигнал по телефон отговорното лице може да поиска съгласието на сигнализиращото лице да бъде извършен запис на разговора, като при дадено такова се извършва:

1. запис на разговора на траен и позволяващ извличане носител или

2. пълен и точен текст на разговора, възпроизведен в писмен вид, изготвен от отговорното лице.

(4) Отговорното лице документира подадения сигнал, като попълва формуляр съгласно чл. 12, ал. 2 от настоящите вътрешни правила, като на сигнализиращото лице се дава възможност да провери, да коригира и да се съгласи с текста от разговора в писмен вид, както и със съдържанието на формуляра като го подпише.

Чл. 14. (1) Подаването на устен сигнал чрез лична среща се осъществява по искане на сигнализиращото лице, в уговорен с отговорното лице подходящ срок.

(2) Срещата може да се документира чрез запис на разговора на траен и позволяващ извличане носител, след изрично съгласие на сигнализиращото лице.

(3) Отговорното лице документира подадения сигнал, като попълва формуляр съгласно чл. 12, ал. 2 от настоящите вътрешни правила, като на сигнализиращото лице се дава възможност да провери, да коригира и да се съгласи с текста от разговора в писмен вид, както и със съдържанието на формуляра като го подпише.

Чл. 15. (1) Всеки сигнал, постъпил по вътрешен канал за получаване на сигнали, без значение дали е писмен или устен, се регистрира от отговорното лице с уникален идентификационен номер (УИН), предоставен от Комисия за защита на личните данни, след което се вписва в Регистъра на сигналите по Глава четвърта от настоящите вътрешни правила. Генерирането на УИН се извършва чрез интернет страницата на КЗЛД.

(2) За получаването на УИН отговорното лице е длъжно да предостави на КЗЛД следната информация:

1. наименование и ЕИК/БУЛСТАТ на работодателя, при когото е постъпил сигналът;

2. идентификационни данни на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала;

3. предмет на сигнала (съответните области, предвидени в чл. 3, ал. 1 и ал. 2 от Закона);

4. начин на получаване на сигнала (писмено или устно).

(3) Отговорното лице е длъжно да предоставя на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния национален орган, а когато е уместно - към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз.

(4) Препращането на вътрешен сигнал към КЗЛД не освобождава „БГ МАШИНИ“ ООД, отговорното лице и всяко друго лице, което е имало достъп до сигнала, от задължението им за защита на самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала.

 

Чл. 16. Сигнали за нарушения в „БГ МАШИНИ“ ООД могат да бъдат подадени по следните вътрешни канали: · имейл адрес: manager@onlinemashini.bg (чрез подаване на „Формуляр за подаване на сигнали“ - Приложение № 2)

· на адрес: гр. София, район Кремиковци, кв. Враждебна, ул. „1-ва“ № 5 (чрез подаване на „Формуляр за подаване на сигнали“ - Приложение № 2)

· на телефон: +359 886 156 728

 

IV. РЕД ЗА ПРИЕМАНЕ НА СИГНАЛИ

Чл. 17. (1) След получаване на писмения сигнал, а в случаите на устно подаване на сигнал, в началото на разговора, отговорното лице извършва проверка за установяване на самоличността на сигнализиращото лице.

(2) В случай, че подателят на писмения сигнал е анонимен или лицето, което подава сигнал по телефон и при лична среща не желае да се легитимира /анонимен сигнал/, отговорното лице не образува производство по разглеждане на сигнала.

(3) Не се образува производство и при подаване на сигнали, които се отнасят до нарушения, извършени преди повече от две години.

Чл. 18. При получаване на писмен сигнал, отговорното лице извършва проверка за съответствие на сигнала, съгласно изискуемото съдържание и реквизити на формуляра по чл. 11, ал. 2 (Приложение № 2)

(2) Ако сигналът не отговаря на изискванията, отговорното лице изпраща на сигнализиращото лице съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице. В случай че в сигнала липсва информация по някой от реквизитите на формуляра, отговорното лице писмено уведомява сигнализиращото лице за необходимостта в 7-дневен срок да предостави

допълнителни сведения с цел попълване на липсващата информация, като дава указания, че непредоставянето им ще предизвика прекратяване на производството по разглеждане на сигнала. В този случай допълнително предоставената информация се вписва в Регистъра на сигналите незабавно.

(3) Отговорното лице извършва проверка за достоверност на сигнала. Не се разглеждат сигнали, които не попадат в обхвата на Закона и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

(4) В случай че сигналът постъпи при неоторизирано лице, същото е длъжно в рамките на 24 часа или в следващия работен ден да го предаде на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, запазвайки конфиденциалност относно съдържанието му.

 

ГЛАВА ТРЕТА

ВЪТРЕШЕН ХОД НА ПРОИЗВОДСТВОТО

 

I. РАБОТА СЪС СИГНАЛИТЕ. ВЪТРЕШНА ПРОВЕРКА

Чл. 19. (1) Приетият сигнал след получаване на УИН от системата на Комисия за защита на личните данни се регистрира от отговорното лице в Регистъра на сигналите за нарушения съгласно чл. 29 от настоящите вътрешни правила.

(2) В срок от 7 дни след получаването на сигнала, отговорното лице уведомява сигнализиращото лице за УИН-а на неговия сигнал и за собствения входящ номер от информационната система за документооборот на „БГ МАШИНИ“ ООД или друг аналогичен регистрационен номер, ако такъв е предвиден.

(3) Заедно с потвърждението, на сигнализиращото лице се предоставя информация за процедурата за външно подаване на сигнали към националния орган за външно подаване на сигнали /Комисия за защита на личните данни/, а когато е уместно – към институциите, органите, службите или агенциите на Съюза.

Чл. 20. Всички документи на хартиен /вкл. хартиени копия на електронни документи, свързани с подадения сигнал/ и електронен носител, се съхраняват от отговорното лице при условията и по реда на Глава четвърта, Раздел II от настоящите вътрешни правила.

Чл. 21. (1) Отговорното лице предприема действия по разглеждане на сигнала с цел оценка на точността на представените в сигнала твърдения и по целесъобразност с цел третиране на сигнализираното нарушение.

(2) В рамките на вътрешната проверка на сигнала, отговорното лице може да събира допълнителни документи, да изисква получаването на допълнителна информация от лица, посочени в сигнала от сигнализиращото лице, както и да извършва други действия по своя преценка.

(3) Отговорното лице поддържа връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изисква допълнителни сведения от него или от трети лица.

(4) Всички извършени действия във връзка с вътрешната проверка се отразяват от отговорното лице в писмен вид.

Чл. 22. (1) Отговорното лице уведомява лицето, срещу което е подаден сигнал (засегнатото лице), като му предоставя възможност да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.

(2) Отговорното лице е длъжно да покани и да изслуша засегнатото лице, да приеме писмените му обяснения и да събере и да оцени посочените от него доказателства.

(3) Всички събрани в хода на проверката доказателства, се представят на засегнатото лице и му се предоставя възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице и неразкриване на неговата самоличност.

Чл. 23. (1) В случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, отговорното лице:

1. организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена от структурата на „БГ МАШИНИ“ ООД;

2. предлага на управителя на дружеството предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано, или има реална опасност за предстоящото му извършване;

3. насочва сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;

4. препраща сигнала на органа за външно подаване на сигнали /Комисия за защита на личните данни/ при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като предварително уведомява сигнализиращото лице за препращането.

(2) В случаите, в които сигналът е подаден срещу управителя или управителния орган на сигнализиращото лице, отговорното лице насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.

Чл. 24. (1) Отговорното лице предоставя на управителя/управителния орган на дружеството доклад с информацията от сигнала, предприетите действия в хода на разглеждането на сигнала, окончателните резултати от проверката по сигнала, извършените действия и предложенията по чл. 23 от настоящите вътрешни правила, както и всички документи, събрани по време на проверката.

(2) Докладът се представя при спазване на задължението за защита на сигнализиращото и засегнатото лице и неразкриване на тяхната самоличност.

Чл. 25. В срок до три месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, отговорното лице изпраща обратна информация на сигнализиращото лице, в която посочва предприетите действия и резултатите от извършената проверка. Ако потвърждение за получаване на сигнала не е било изпратено на сигнализиращото лице, тримесечният срок започва да тече от изтичане на срока по чл. 19, ал. 2 от настоящите вътрешни правила.

 

II. ПОСЛЕДВАЩИ ДЕЙСТВИЯ

Чл. 26. (1) Въз основа на информацията, съдържаща се в сигнала и предложените от отговорното лице мерки, управителят на дружеството предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало.

(2) В случай на постъпили множество сигнали за по-тежки нарушения, разглеждането на същите се приоритизира по предварително определени критерии и правила, в съответствие с Методически указания на Комисия за защита на личните данни.

Чл. 27. Управителят на дружеството прекратява проверката с мотивирана заповед в следните случаи:

1. когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия. В този случай приключването на проверката не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали по реда на Закона;

2. когато се касае за повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;

3. когато се установят данни за извършено престъпление. В този случай сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.

Чл. 28. (1) В резултат на извършените последващи действия се изготвя индивидуален доклад, в който се описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала.

(2) Резултатите от извършената проверка, заедно с мотивите се съобщават на подалия сигнала и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.

(3) В случаите, когато проверката е прекратена на основание чл. 27, т. 1 или чл. 27, т. 2 от настоящите вътрешни правила, сигнализиращото лице се уведомява, че може да подаде сигнал до националния орган за външно подаване на сигнали /КЗЛД/.

 

ГЛАВА ЧЕТВЪРТА

РЕГИСТЪР НА СИГНАЛИТЕ. УСЛОВИЯ И РЕД ЗА СЪХРАНЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА. ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

 

I. РЕГИСТЪР НА СИГНАЛИТЕ

Чл. 29. (1) „БГ МАШИНИ“ ООД поддържа регистър на сигналите за нарушения по образeц съгласно Приложение № 3 от настоящите вътрешни правила. Регистърът не е публичен. Достъп до него имат само отговорното лице, Комисия за защита на личните данни и служителите от канала за външно подаване на сигнали към КЗЛД.

(2) В регистъра се вписва информация за всеки постъпил сигнал, както следва:

1. лицето, което е приело сигнала;

2. датата на подаване на сигнала;

3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;

4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;

5. връзка на подадения сигнал с други сигнали след установяването и в процеса на обработване на сигнала;

6. информация, която е предоставена като обрабтна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето й;

7. предприетите последващи действия;

8. резултатати от проверката по сигнала;

9. периода на съхраняване на сигнала;

10. собствения входящ номер от информационната система за документооборот на „БГ МАШИНИ“ ООД, или друг аналогичен регистрационен номер;

11. уникалният идентификационен номер /УИН/.

(3) Вписването в регистъра на данните по ал. 2, т. 10 и 11 и на други обстоятелства по ал. 2, известни от съдържанието на подадения сигнал, се извършва незабавно.

(4) Вписването на обстоятелствата по ал. 2, които не са известни към датата на подаване на сигнала и на други допълнителни обстоятелства и/или отбелязвания по преценка на отговорното лице, се извършва поетапно, съобразно постъпилата информация в хода на разглеждане на сигнала.

(5) При поетапно допълване на данни в регистъра се прави отбелязване за актуалния статус на сигнала.

(6) Отговорното лице поддържа актуални данни в регистъра на български език, независимо от езика, на който се води комуникацията със сигнализиращото лице.

(7) Регистърът се поддържа в електронен вид и се съхранява по начин, който гарантира поверителността, целостта и сигурността на информацията в него. Информацията от регистъра се съхранява по начин, позволяващ възпроизвеждането й без загуба на данни.

(8) Отговорното лице подава регулярно необходимата статистическа информация към националния орган за външно подаване на сигнали /КЗЛД/ по установения от него ред относно броя на постъпилите сигнали през предходната година, техния УИН, предмет, броя на извършените проверки и резултатите от тях.

 

II. УСЛОВИЯ И РЕД ЗА СЪХРАНЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА

Чл. 30. Цялата информация във връзка с постъпил сигнал за нарушение се записва и съхранява на траен носител за нуждите на проверката по сигнала и за по-нататъшни разследвания.

Чл. 31. (1) Всички документи на хартиен носител, свързани с подадения сигнал, се съхраняват от отговорното лице, организирани в отделни преписки по начин, който гарантира тяхната поверителност и сигурност.

(2) При снемане на електронен документ на хартиен носител, същият се подписва от отговорното лице на всяка страница, като се посочва датата на създаване на копието.

Чл. 32. (1) Електронните документи по постъпил сигнал за нарушение се обработват и съхраняват от отговорното лице в специално създадени за целта електронни папки в компютър, който е подходящ за работа с чувствителна информация. Достъп до компютъра има единствено отговорното лице.

(2) Документите на електронен носител, създадени от отговорното лице в рамките на проверката, включително при снемане на електронен образ от документи на хартиен

носител, се подписват с електронен подпис на отговорното лице и съхраняват по реда, определен за съхравянане на електронни документи.

Чл. 33. (1) Работата с електронни и хартиени документи по сигнали се осъществява при спазване Политиката за защита на личните данни в „БГ МАШИНИ“ ООД.

(2) Отговорното лице предприема всички необходими допълнителни мерки за ограничаване на достъпа на неоправомощени лица до сигнала, приложените към него документи, както и информация и документи събрани в хода на разглеждането на сигнала и последващите действия.

(3) Всички документи във връзка с постъпил сигнал за нарушение и приложените към тях материали, вкл. последващата документация, свързана с разглеждането им, се съхраняват за срок от 5 години след приключване на разглеждането на сигнала при спазване на задълженията за поверителност на информацията и защита на сигнализиращото и засегнатото лице. Този срок не се прилага, когато във връзка с подадения сигнал е образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство.

(4) В случай на прекратяване и/или заличаване на „БГ МАШИНИ“ ООД без правоприемник цялата информация от регистъра, както и самият Регистър на сигналите се предават за съхранение в Комисия за защита на личните данни.

 

III. ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

Чл. 33. Всяко обработване на лични данни, извършено по силата на Закона, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и Директива (ЕС) 2016/680, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз – в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725, както и със Закона за защита на личните данни и Политиките за поверителност и защита на личните данни на лицата, подаващи сигнали за нарушения по вътрешен канал, утвърдени от „БГ МАШИНИ“ ООД.

 

ГЛАВА ПЕТА

ПРЕПРАЩАНЕ НА ВЪТРЕШНИ СИГНАЛИ КЪМ КЗЛД

 

Чл. 34. (1) Отговорното лице препраща към КЗЛД сигнал, попадащ в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, за който се установи, че:

1. е получен при работодател от частния сектор, който не се явява задължен субект по чл. 12, ал. 1, т. 2 и т. 3 от ЗЗЛПСПОИН и не е длъжен да изгради и поддържа канал за вътрешно подаване на сигнали;

2. съобщава за нарушения, извършени от лица, заемащи висши публични длъжности по чл. 6 от Закона за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобито имущество с цел последващо препращане към Комисията за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобито имущество;

3. се отнася до дейността на друг задължен субект по чл. 12, ал. 1 от ЗЗЛПСПОИН, без той конкретно да е упоменат в сигнала;

4. е налице необходимост от предприемане на действия от страна на Комисията по ЗЗЛПСПОИН.

(2) Препращането се извършва в 7-дневен срок от установяване на обстоятелствата по предходната алинея. Сигналът се препраща на КЗЛД заедно с цялата първоначална и/или впоследствие събрана информация по него, без да се заличават данни.

(3) За препращането по ал. 1 отговорното лице уведомява сигнализиращото лице.

 

ГЛАВА ШЕСТА

МЕРКИ ЗА ОСИГУРЯВАНЕ НА ЗАЩИТА

 

I. ЗАБРАНА ЗА ОТВЕТНИ ДЕЙСТВИЯ

Чл. 35. (1) Забранява се всяка форма на ответни действия спрямо лицата, които са подали сигнал или публично са оповестили информация за нарушение, имащи характер на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:

1. временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лицето полага наемен труд;

2. понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;

3. изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;

4. отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на работника или служителя;

5. отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;

6. прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;

7. принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойноството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;

8. пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;

9. отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;

10. предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;

11. вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;

12. включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);

13. предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик;

14. прекратяване на лиценз или разрешение;

15. насочване на лицето към извършване на медицински преглед.

(2) В случай че срещу сигнализиращото лице или друго лице, на което следва да бъде предоставена защита по реда на чл. 5 от Закона, бъдат предприети ответни действия във връзка с подадения сигнал, компетентните органи могат да предприемат коригиращи мерки. Коригиращите мерки се прилагат от тези органи независимо от правомощията им, предвидени в друг закон.

(3) Коригиращите мерки имат за цел да преустановят предприетите ответни действия по ал. 1 до приключване на извършваната от компетентните органи проверка.

(4) Ответните действия по ал. 1, предприети срещу сигнализиращото лице или друго лице, на което следва да бъде предоставена защита по реда на чл. 5 от Закона във връзка с подадения сигнал, са недействителни.

(5) Сигнализиращото лице или друго лице, на което следва да бъде предоставена защита по реда на чл. 5 от Закона, срещу което са били предприети ответни действия, може да подаде молба до компетентния орган за възстановяване на положението, в което то се е намирало преди предприемане на ответните действия.

Чл. 36. В случай на нарушение на забраната по чл. 34, ал. 1 от настоящите вътрешни правила сигнализиращото лице има право на обезщетение за претърпените имуществени и неимуществени вреди.

 

II. МЕРКИ ЗА ПОДКРЕПА

Чл. 37. (1) Лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, имат право на достъп до следните мерки за подкрепа:

1. изчерпателна, независима, безплатна и достъпна информация и съвети, които се предоставят индивидуално и поверително относно процедурите и мерките за защита съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения;

2. помощ пред всеки орган, необходима за тяхната защита срещу ответни действия, включително чрез надлежно съобщаване на факта, че имат право на защата по реда на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения;

3. правна помощ в наказателни, граждански, административни и в международни спорове по граждански дела, свързани със защитата на сигнализиращото лице във връзка с подадения от него сигнал или оповестената информация, в съответствие със Закона за правната помощ;

4. извънсъдебно решаване на презгранични спорове чрез медиация в съответствие със Закона за медиацията.

(2) Мерките по предходната алинея се предоставят от Комисия за защита на личните данни, Националното бюро за правна помощ или от медиатор, вписан в Единния регистър на медиаторите.

 

III. ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ

Чл. 38. (1) Сигнализиращите лица не носят отговорност за придобиването на информацията, за която е подаден сигналът или която е публично оповестена, или за достъпа до нея, при условие че това придобиване или този достъп не съставлява самостоятелно престъпление.

(2) Сигнализиращите лица не носят отговорност за нарушаване на ограниченията за разкриване на информация, предвидени с договор, законов или подзаконов нормативен акт и административен акт, при условие че имат основателни причини да считат, че подаване на сигнала или публичното оповестяване на информацията е било необходимо за разкриване на нарушението.

(3) Когато лице подава сигнал или публично оповестява информация за нарушения, и тази информация включва търговска тайна и когато това лице отговаря на условията на Закона, това подаване на сигнал или публично оповестяване се счита за правомерно по смисъла на чл. 7, ал. 2 от Закона за защита на търговската тайна.

 

IV. ВРЕДИ, ПРИЧИНЕНИ НА ЧАСТНОПРАВНИ СУБЕКТИ

Чл. 39. Вреди, причинени на сигнализиращото лице във връзка с подадения от него сигнал или публично оповестена информация, се считат за причинени умишлено до доказване на противното.

 

V. ЗАЩИТА НА ЗАСЕГНАТИТЕ ЛИЦА

Чл. 40. (1) Засегнатото лице се ползва в пълна степен от правото си на защита и на справедлив процес, както и от презумпцията за невиновност, включително да бъде изслушано, и от правото си на достъп до отнасящите се до него документи.

(2) Засегнатото лице има право на обезщетение за всички имуществени и неимуществени вреди, когато е установено, че сигнализиращото лице съзнателно е подало сигнал с невярна информация или публично е оповестило невярна информация.

 

VI. ОТГОВОРНОСТ ЗА ДЕЙСТВИЕ ИЛИ БЕЗДЕЙСТВИЕ, КОЕТО НЕ Е СВЪРЗАНО С ПОДАВАНЕТО НА СИГНАЛА

Чл. 41. (1) Сигнализиращото лице носи отговорност съгласно българското законодателство и правото на Съюза за действие или бездействие, което не е свързано с подаването на сигнала или публичното оповестяване или не е необходимо за разкриване на нарушението.

(2) В случай на съдебен или административен процес, в който лице твърди, че е било обект на ответни действия по реда на чл. 33 от Закона и че тези действия са реакция на подаден сигнал или публично оповестяване на информация, лицето, което е предприело увреждащата мярка, следва да докаже, че предприетите ответни действия не са били свързани по никакъв начин с подадения сигнал или публично оповестяване. Не се смята, че ответното действие е извършено като реакция на подаден от лицето сигнал или публично оповестена информация, когато от преценката на всички обстоятелства може да се направи обоснован извод, че е налице друго правно основание за прилагането на мярката.

 

 

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

 

§1. Настоящите вътрешни правила са утвърдени със Заповед № 1/18.12.2023 на управителя на „БГ МАШИНИ“ ООД на основание чл. 13 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения /ЗЗЛПСПОИН/ и чл. 9 от Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 година относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на съюза.

§ 2. За неуредените в тези правила въпроси се прилагат разпоредбите на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, Наредба № 1 от 27.07.2023 год. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и за препращане на вътрешни сигнали към Комисията за защита на личните данни и относимите законови и подзаконови нормативни актове.

§ 3. Настоящите вътрешни правила се поддържат в актуален вид чрез преглед най-малко веднъж на три години и анализ на практиката по прилагането на ЗЗЛПСПОИН.

§ 4. Настоящите вътрешни правила влизат в сила от 17.12.2023 г.

§ 5. Неразделна част от настоящите вътрешни правила са:

Приложение № 1 - Информация за реда и условията за вътрешно подаване на сигнали за нарушения;

Приложение № 2 - Формуляр за подаване/регистриране на сигнали за нарушения;

Приложение № 3 - Регистър на сигналите за нарушения;

Приложение № 4 - Декларация за конфиденциалност;

Приложение № 5 - Декларация за липса на конфликт на интереси.